EC業務の最適化を実現！在庫・発注の一元管理による業務改善とDX推進のすすめ

EC市場の拡大により、楽天市場やAmazon、自社EC、実店舗や卸向け販売を同時管理する企業が増加しています。販売チャネルの多様化は事業拡大のチャンスである一方、在庫や発注業務の煩雑化、誤発注、販売機会の損失、業務の属人化といった課題を引き起こしています。多くの企業がこれらの問題に直面し、業務効率の低下や成長の妨げになっているのが現状です。

本記事では、EC業務における在庫・発注の一元管理と自動化によって業務効率化とDX推進を実現する方法を解説します。販売チャネルの増加に伴う複雑な業務フローを整理し、人的ミスを減らしながら顧客満足度を高める具体的な施策について紹介します。

EC運用における3大課題

1. 店舗側が「どこで何をどう発注するか」が分かりにくい

販売チャネルごとに管理システムが分散していると、在庫の所在や仕入れ元を正確に把握することが困難になります。担当者は複数のシステムを行き来しながら情報を確認する必要があり、作業が属人的かつ非効率になってしまいます。

このような状況では情報の見落としや発注ミスが頻発し、欠品や過剰在庫を招きます。特にECでは商品の入れ替わりが激しく、マーケットの変化に迅速に対応できないと販売機会を逃すリスクが高まります。

2. アナログな手作業による発注業務の負担

多くのEC運営企業では、在庫管理や発注業務をExcelや紙ベースで行っています。担当者は各販売チャネルの在庫状況を確認し、手作業でデータを集約して発注書を作成するため、膨大な時間と労力が必要になります。

手作業による管理ではミスが発生しやすく、チェック漏れや重複発注などのリスクも高くなります。繁忙期には業務量が急増し、人手が足りなくなって対応が遅れるケースも少なくありません。緊急対応に追われる状況では、本来行うべき販売戦略の検討などの重要業務が後回しになりがちです。

3. 顧客からの注文に即時対応できず、機会損失が発生

在庫情報がリアルタイムで更新されていないと、顧客が注文した後で「在庫切れ」が判明するトラブルが起きます。顧客は商品が購入できると思って注文したのに、後から「在庫がない」と連絡を受けることで不満を抱きます。

仕入れや出荷の指示が遅れることで納期が遅延し、顧客からのキャンセルや返品が増加します。こうした対応の遅れは顧客満足度の低下を招き、企業の評判にも悪影響を及ぼします。顧客は一度不満を抱くと、次回からは競合他社での購入を選ぶ可能性が高まります。

在庫・発注の一元管理と業務自動化によるDX推進

情報の「自動連携」と一元化で転記ミスゼロへ

各ECチャネルと基幹システム・倉庫・仕入先システムをAPIで連携することで、手作業による情報転記を排除できます。商品の受発注データや在庫情報が自動的に更新されるため、人為的なミスが大幅に減少します。

システム間の自動連携により、販売情報はリアルタイムで全チャネルに反映されます。たとえば楽天市場で商品が売れた場合、その情報が即座に在庫管理システムに反映され、他のチャネルの在庫数も自動的に更新されます。これにより在庫の二重販売や欠品リスクを防止し、顧客に正確な情報を提供できるようになります。

管理工数を最大80％削減。入力ゼロ・確認ゼロの運用へ

受注から出荷、請求、決済までの一連の業務フローを統合プラットフォームで一元管理すると、作業の重複や確認作業の煩雑さが解消されます。従来は複数のシステムでの入力や確認が必要だった業務が自動化されるため、大幅な工数削減が実現します。

例えば従来1日に数時間かかっていた在庫確認や発注作業が、自動化によって数分で完了するようになります。担当者はデータ入力や確認作業から解放され、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。業務の効率化により残業時間の削減や人材不足の解消にもつながります。

自動発注・在庫アラート機能により欠品・過発注を予防

在庫数が設定した下限を下回った際に自動で仕入先への発注書が生成される仕組みや、補充タイミングをリマインドする通知機能を活用することで、在庫切れや過剰発注を防止できます。

販売データの分析に基づいて最適な発注のタイミングと数量を提案する機能もあります。季節変動や特売イベントなどの要因を考慮した需要予測により、常に適正在庫を維持することが可能になります。これにより資金繰りの改善や保管コストの削減といった経営面でのメリットも生まれます。

DX導入による実践的なアプローチ

EC連携型の在庫・受注管理システムを導入

主要なECモール、自社EC、倉庫、店舗、基幹システムをAPI連携可能なクラウド型管理ツールで統合します。ネクストエンジン、CROSS MALL、ロジクラなどのシステムを活用することで、販売状況と在庫情報をリアルタイムで把握できる体制を構築できます。

クラウド型のシステムであれば初期投資を抑えつつ、段階的に機能を拡張していくことが可能です。まずは最も課題となっている部分から着手し、徐々に連携範囲を広げていくアプローチが有効でしょう。導入時には現在の業務フローを見直し、無駄な工程を削減することも重要です。

倉庫・決済・基幹システムを統合し業務フローを自動化

ECサイトと倉庫管理システム(WMS)を連携させることで、受注から出荷指示、納品書作成、配送伝票出力までの一連の流れを自動化できます。商品の出荷状況や在庫移動もリアルタイムで把握できるようになり、顧客からの問い合わせにもスムーズに対応できるようになります。

決済システムとの接続により売上回収管理も効率化されます。入金確認や未払い管理が自動化されることで、経理業務の負担が軽減されます。さらに販売管理システムとの連動により、売上台帳や請求書の作成業務も省力化されます。各システムの統合によって、データの手入力や転記作業がなくなり、業務効率と正確性が飛躍的に向上します。

データ統合による高度な販売戦略と需要予測

販売データが一元化されることで、商品別、チャネル別、時期別、エリア別など多角的な分析が可能になります。これにより売れ筋商品の把握や在庫回転率の向上、効果的なプロモーション戦略の立案などが容易になります。

蓄積されたデータを活用した需要予測により、適切な仕入れ計画や価格設定が可能になります。また、顧客の購買パターンを分析することで、効果的なクロスセル・アップセル施策を展開できるようになります。データに基づいた意思決定により、PDCAサイクルが高速化し、競争力の強化につながります。

ユースケース事例

ユースケース①：複数モール・実店舗の在庫統合で欠品を解消

小売業の場合、楽天市場、Amazon、自社ECサイト、実店舗など複数の販売チャネルを展開していると、在庫管理が個別に行われることで欠品や過剰在庫が問題となります。クラウド型の在庫管理システムを導入することで、各チャネルの在庫をリアルタイムで同期させる仕組みを構築できます。

導入効果として、各チャネルの販売数がリアルタイムで在庫に反映されるため、過剰販売や欠品がなくなります。従来は毎日数時間かかっていた在庫確認業務が不要となり、担当者の負担が大幅に軽減されます。在庫回転率も向上し、キャッシュフローの改善にもつながるでしょう。正確な在庫情報により顧客からの信頼も高まり、リピート購入を促進する効果も期待できます。

ユースケース②：発注アラートと自動発注による業務軽減

多品種の商品を扱う企業では、商品管理に苦労しており、発注忘れによる欠品や過剰発注による在庫過多が課題となっています。在庫管理システムを導入し、商品ごとに発注点（下限在庫数）を設定してアラート通知と自動発注の仕組みを整えることで解決できます。

導入後は在庫数が設定値を下回ると自動的にアラートが通知され、承認するだけで発注書が仕入先に送付されるようになります。発注忘れのリスクが排除され、担当者の発注業務工数が半減します。季節変動や販売傾向に応じた発注点の調整も可能になり、常に適正在庫を維持できるようになります。結果として在庫コストの削減と販売機会の最大化を両立させることができます。

ユースケース③：受注から出荷・入金確認まで完全自動化

EC通販を行う企業では、受注処理や出荷指示、入金管理などの業務に多くの人手と時間がかかっています。ECサイトと基幹システム、倉庫システム、決済システムをAPIで接続し、業務フローを自動化することで劇的な改善が可能です。

システム連携により、注文データはリアルタイムで各システムに連携され、自動で出荷指示、納品書発行、決済登録までが完了するようになります。従来は1件あたり10〜20分かかっていた受注処理が数分に短縮され、人的ミスも大幅に減少します。繁忙期でも安定した処理能力を確保でき、増員することなく注文数の増加に対応できるようになります。顧客満足度の向上と運営コストの削減を同時に実現する理想的な形です。

まとめ：在庫・発注の一元管理は”攻め”のEC運営を支える

EC事業の拡大に伴い、販売チャネルは多様化し、業務オペレーションは複雑化しています。しかし、人手による場当たり的な対応では、業務コストが増大し、対応スピードが低下し、貴重な販売機会を逃してしまうリスクがあります。在庫・発注・販売情報の一元管理と自動化は、これらの課題を根本から解決する有効な手段です。

システム連携による業務自動化は、人的ミスや業務の属人化を解消し、大幅な時間短縮と正確性の向上をもたらします。リアルタイムの情報共有により、顧客対応力も向上します。さらに蓄積されたデータを活用することで、より戦略的な経営判断が可能になります。

“守り”の業務改善から”攻め”のビジネス拡大へと意識を転換するためにも、今こそ在庫・発注の一元管理を通じた業務効率化とDX推進に踏み出すときです。貴社の持続的な成長を支える業務基盤の構築に、ぜひ取り組んでみてはいかがでしょうか。