多店舗チェーンの発注DX成功ガイド｜属人性・在庫リスクから脱却し、全店舗の業績を向上させるには

売上と効率を左右する発注業務は、多店舗チェーン経営において最も重要なDX対象領域といえるでしょう。日々の発注判断が適切かどうかで在庫水準や欠品率が大きく変わり、結果として売上や利益に直結します。

多くの企業では発注業務が熟練者の勘や経験に依存しており、品質にばらつきが生じがちです。店舗ごとに異なる運用方法も効率化の障壁となっています。

近年のデジタル技術とAIの進化により、発注業務を抜本的に改革できる環境が整ってきました。発注業務のDX化は業務効率の向上だけでなく、適正在庫の維持による売上向上、スタッフの負担軽減による従業員満足度の向上など、複合的な効果をもたらします。

なぜ今、発注業務の見直しが必要なのか？

属人化による発注ミスや業務の不安定化

多店舗チェーンの発注業務では、担当者の経験や感覚に依存する場面が多く見られます。ベテランスタッフが不在の際に発注精度が下がり、欠品や過剰在庫が発生するケースが少なくありません。

新人スタッフが発注業務を担当すると、商品知識や需要予測の難しさから適切な発注ができず、機会損失や在庫ロスにつながります。各店舗が独自のExcelシートや紙の発注表を使用しているケースでは、本部による管理や分析が困難で、ノウハウの横展開もままならない状況です。

手作業中心による時間的ロス・転記ミス

発注業務がアナログな手法に依存していると、多大な時間と労力が必要となります。店舗スタッフが発注作業に1日あたり2〜3時間を費やすケースも珍しくありません。

在庫確認、発注数量の計算、発注書への記入、システム入力、FAX送信など複数の工程を手作業で行うことで転記ミスが発生しやすくなります。データ入力の二重作業により時間が無駄になり、本来の接客や店舗運営業務に支障をきたすことがあります。

需要に追いつけず、欠品・過剰在庫を繰り返す

販売傾向や需要変動を正確に把握せずに発注を行うと、商品の過不足が常態化します。天候変化、季節イベント、キャンペーンによる需要増加などを予測できないまま発注すると、販売機会の損失が生じます。

一方で、不安から必要以上に在庫を確保しようとすると、資金の滞留や商品廃棄につながり、利益率の低下を招きます。Excelでの管理では複雑な需要予測が難しく、特に多品種少量販売の業態では適正在庫の維持が大きな課題となっています。

発注業務DXの「3つの鍵」

1. 発注業務の目的・ゴールを明確にする

発注業務のDX化を成功させるには、明確な目標設定が不可欠です。単なるシステム導入ではなく、経営課題の解決を目指す必要があります。

発注担当者の残業時間削減や欠品率の数値目標化など、具体的な成果指標を設定しましょう。新人教育の工数半減やマニュアル化によるオペレーション均一化なども重要な目標となります。

目標が明確になれば、それに適したシステムや運用方法が見えてきます。経営層、店舗責任者、現場スタッフの三者が納得できる目標設定がDX成功の第一歩です。

2. 各店舗に共通する仕組みを構築し、標準化・省力化

多店舗展開している企業にとって、統一された発注の仕組みづくりは極めて重要です。店舗ごとの独自運用ではなく、全社共通のフローとツールを整備しましょう。

発注業務の標準マニュアルを作成し、誰が担当しても一定水準の品質を保てるようにします。クラウドベースの発注システムを導入すれば、本部での一元管理が可能になり、発注履歴や在庫状況の可視化が実現します。

標準化によって店舗間の好事例共有やベストプラクティスの横展開がスムーズになります。また、人事異動や応援体制においても業務の引継ぎがしやすくなり、組織の柔軟性が高まります。

3. 需要予測による「自動発注」化を推進

発注業務のDX化の究極形は、AIによる需要予測と自動発注の実現です。過去の販売データから将来の需要を予測し、最適な発注量を自動算出するシステムを導入しましょう。

気象データや曜日、イベント情報などの外部要因も考慮した高精度な予測が可能になります。予測精度が向上すれば、欠品防止と在庫最小化の両立が実現し、売上向上とコスト削減の両方に貢献します。

自動発注化により、スタッフは発注業務から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。業務負担の平準化と効率化によって、人手不足対策にもつながるメリットがあります。

導入ステップ：発注DXの進め方フロー

Step 1：現状分析

発注DX推進の第一歩は現状把握から始まります。各店舗の発注業務フローを詳細に調査し、どこに非効率やミスが生じているかを分析します。

店舗ごとの発注方法の違いや、発注担当者によるバラつきを洗い出します。発注から入荷までのリードタイムや欠品率、在庫回転率などの現状値を測定し、改善目標の基準とします。

データに基づく現状分析により、どの部分をデジタル化すべきか、優先順位が明確になります。現場の声を丁寧に拾い上げることで、実態に即した改善策を立案できます。

Step 2：ゴール設計

現状分析の結果を踏まえ、発注DXによって実現したい具体的なゴールを設定します。発注業務の工数削減率や欠品率改善など、数値化できる目標を定めます。

経営層にとっての成果（コスト削減、売上向上）と現場にとっての成果（業務負担軽減、判断支援）の両面から目標を設計します。目標達成のタイムラインも明確にし、短期・中期・長期のロードマップを描きます。

ゴール設計の段階から現場スタッフを巻き込むことで、導入後の定着率が高まります。実現可能かつ挑戦的な目標設定が、プロジェクト成功の鍵となります。

Step 3：仕組み設計

目標達成に向けた具体的な仕組みとフローの設計を行います。標準化された発注業務フローを作成し、システム要件を明確にします。

発注のタイミングや判断基準、承認フロー、例外対応など、運用ルールを詳細に定義します。現行システム（POSや在庫管理）との連携方法や、データ連携の仕様も検討します。

仕組み設計では現場の使いやすさを重視し、デジタルに不慣れなスタッフでも操作できるUIの簡便さも重要な要素です。複雑すぎるシステムは定着しないため、シンプルながら必要十分な機能設計を心がけます。

Step 4：システム導入

設計に基づき、最適な発注システムの選定または開発を行います。既存のPOSシステムや在庫管理システムとの親和性を重視し、データ連携がスムーズに行えるかを確認します。

クラウド型の発注システムであれば、初期投資を抑えつつ、迅速な導入が可能です。ベンダー選定においては、業界特性を理解しているか、カスタマイズの柔軟性があるかといった点を評価します。

システム導入においては、店舗スタッフへの丁寧な研修が欠かせません。操作方法だけでなく、なぜこのシステムを導入するのかという目的共有も重要です。

Step 5：運用・検証

システム導入後は、一部店舗でのパイロット運用からスタートします。実際の運用を通じて課題を洗い出し、必要に応じてシステムや運用ルールを調整します。

パイロット店舗での効果測定を行い、当初設定した目標に対する達成度を評価します。成功事例と改善点を整理し、全店舗展開に向けた準備を進めます。

運用開始時は現場の負担が一時的に増えることもあるため、本部からのサポート体制を充実させることが重要です。定期的な進捗確認と課題解決のミーティングを設け、プロジェクトの推進力を維持します。

Step 6：継続改善

発注DXは導入して終わりではなく、継続的な改善サイクルを回すことが重要です。定期的にKPIを測定し、効果検証を行います。

店舗間の好事例を共有する場を設け、運用ノウハウの横展開を促進します。システムの使い勝手や機能面での改善要望を集約し、定期的なアップデートにつなげます。

AIによる需要予測の精度は学習データが蓄積されるほど向上するため、長期的な視点での運用継続が成果を最大化します。現場と本部が一体となった改善活動により、発注DXの効果を持続的に高めていきます。

まとめ：発注業務DXは「業務改革」+「売上改革」の起点に

多店舗チェーンの発注業務は、属人性が高く手作業中心の運用から脱却するべき重要領域です。デジタル技術を活用した発注DXにより、業務効率化と売上向上の両立が可能になります。

発注業務のデジタル化は単なる省力化ではなく、データに基づく科学的な需要予測と在庫最適化へのシフトを意味します。人材不足が深刻化する中、限られたスタッフで高い運用品質を実現する手段として、発注DXの重要性は一層高まっています。

小規模なトライアルからでも始められるため、自社の状況に合わせた段階的な導入が可能です。まずは現状分析とゴール設定から着手し、一店舗からでも発注フローの変革に取り組んでみてはいかがでしょうか。発注DXの成功は、全社的な業務改革と収益力向上の大きな一歩となります。