複数店舗の発注業務を一元管理するメリットとDX導入による効率化

複数店舗を運営する企業では、発注業務の効率化が経営上の重要課題となっています。店舗ごとに異なる方法で発注を行うと、業務の非効率化だけでなく、人的ミスによる損失や販売機会の逸失など、さまざまな問題が生じます。特に規模が拡大するほど、これらの課題は深刻化する傾向にあります。

現状の発注業務における問題点を明らかにし、DX（デジタルトランスフォーメーション）を活用した効果的な解決策を検討することが重要です。本記事では、発注業務の一元管理がもたらす具体的なメリットと、DX導入による業務効率化の方法について詳しく解説します。

1. 発注業務における従来の課題

業務の煩雑化と非効率な体制

複数店舗を展開する企業では、店舗ごとに発注方法が異なることで業務が複雑化しています。多くの場合、発注業務は特定の担当者の経験やスキルに依存しており、体系的な管理体制が構築できていません。

紙の伝票やExcelファイルによる手作業での発注管理では、情報の正確性が担保できず確認ミスが頻発します。例えば、Excelで発注数量を管理する場合、セルの参照エラーや数式の誤りにより発注量が不正確になることがあります。発注タイミングも店舗によってばらつきがあり、全体の管理が困難な状況に陥りがちです。

人的ミスと情報の断絶

手入力を中心とした従来の発注業務では、入力ミスや二重発注、発注漏れなどの人的ミスが発生しやすい環境となっています。発注担当者が急に不在になった場合、代理の担当者が正確に業務を引き継げないケースも多く見られます。

重要な問題点として、各店舗の在庫状況や発注内容が本部に適切に集約されないことが挙げられます。店舗と本部間の情報共有が不十分だと、全社的な業績分析や在庫最適化が困難になり、経営判断に必要なデータが不足してしまいます。

欠品・在庫不足による機会損失

発注業務の遅れや不正確さは、在庫不足による販売機会の喪失につながります。顧客が求める商品が店頭にない状況が続くと、顧客満足度が低下し、リピート率の減少を招きます。

販売機会の損失は一時的な売上減少にとどまらず、長期的な顧客離れやブランドイメージの低下をもたらし、キャッシュフローの悪化に直結することがあります。特に競合が多い業界では、一度失った顧客を取り戻すことは容易ではありません。

解決策：発注業務の一元管理とDX導入

転記ミスと管理工数の削減

クラウド型の受発注システムを導入することで、紙やExcelによる管理から脱却し、業務のデジタル化を実現できます。入力作業が自動化されることで、転記ミスや入力忘れなどのヒューマンエラーが大幅に減少します。

例えば、従来はExcelで作成した発注書をプリントアウトしてFAXで送信し、取引先からの確認連絡を待つという煩雑な手順が必要でした。システム導入により発注から確認までの工程が自動化され、担当者の作業時間が短縮されます。発注履歴や在庫データも一元管理されるため、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

欠品と在庫ロスの防止

デジタル化された発注システムでは、リアルタイムで全店舗の在庫情報を把握できるため、より精度の高い発注判断が可能になります。店舗ごとの在庫状況や売れ行きのデータが集約されることで、効率的な在庫配分も実現します。

システムに設定した在庫下限値や商品の賞味期限に基づいて、自動発注や店舗間の在庫移動提案が行われるようになります。欠品の予兆をシステムが事前に検知し、適切な対応を促すことで、販売機会の損失を防ぎます。過剰在庫による廃棄ロスも減少し、在庫コストの最適化に貢献します。

発注リードタイムの短縮

発注業務のDX化により、発注から納品までの全プロセスを一元的に管理・把握することが可能になります。進捗状況がリアルタイムで確認できるため、遅延やトラブルに対して迅速に対応できるようになります。

定期的に発注する商品については、ワンタップでルーティン発注を実行できる機能も活用できます。緊急時の納期調整もシステム上でスムーズに行えるため、顧客対応の迅速化につながります。発注から納品までのリードタイムが短縮されることで、在庫回転率の向上も期待できます。

具体的DXアプローチ

アプローチ①：クラウド型受発注管理システムの導入

クラウドベースの受発注管理システムを活用することで、本部と全店舗がリアルタイムで発注情報を共有・管理できるようになります。インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできるため、テレワークやモバイルワークにも対応します。

従来は店舗ごとに異なっていた発注業務をシステムに統一することで、集計作業が自動化され、本部での分析も容易になります。発注ルールをシステムに組み込むことで属人性が排除され、担当者が交代しても一定水準の業務品質が維持されます。また、複数担当者が同時にシステムにアクセスして業務を分担することも可能になり、効率化が進みます。

アプローチ②：在庫・発注のリアルタイム連携

在庫管理システムと発注システムの連携により、在庫情報に基づいた戦略的な発注が可能になります。設定した下限在庫に到達すると自動的にアラートが発信され、発注担当者に通知されます。

売上実績やトレンドデータを発注判断に反映させることで、需要予測の精度が向上します。季節変動や特売情報も加味した発注提案が可能になり、在庫の最適化と販売機会の最大化を両立できます。POSデータとの連携により、商品ごとの適正在庫量を算出し、より合理的な発注判断を支援します。

アプローチ③：業務進捗の可視化と自動通知

DXの導入により、発注から納品までの各工程がシステム上で可視化されます。処理状況のステータスが一覧表示されるため、業務の透明性が向上し、対応漏れや遅延の早期発見が可能になります。

重要な業務イベントや対応すべき事項については、プッシュ通知による自動アラートが担当者に送信されます。拠点に依存することなく本部からも各店舗の状況を把握できるようになり、全社的な業務管理の効率化につながります。問題発生時には迅速に担当者間で情報共有できるため、トラブル解決のスピードも向上します。

導入ユースケース

ユースケース①：多店舗展開小売業の在庫最適化

全国に複数店舗を展開する小売企業では、従来各店舗が独自のExcelシートで発注管理を行っていました。本部への報告も月次集計のみで、リアルタイムの状況把握が困難でした。アナログな管理方法では在庫の偏りが生じ、ある店舗では商品が余剰となる一方、別の店舗では品切れが発生するという非効率な状況でした。

クラウドシステムによる在庫の一元管理を導入することで、全店舗の在庫状況をリアルタイムで把握できるようになりました。POS売上データを活用した需要予測に基づき、店舗ごとに最適な在庫配分が可能になりました。過剰在庫が削減され、値引き販売の発生も大幅に改善されています。各店舗の特性を考慮した発注提案機能により、担当者の負担軽減と判断精度の向上が実現しました。

ユースケース②：飲食チェーンの発注業務自動化

多数の店舗を展開する飲食企業では、従来FAXによる発注業務を行っていました。各店舗の発注担当者が手書きの発注書を作成し、取引先ごとに異なるFAX番号に送信するという非効率な方法で業務を行っていたため、送信ミスや記入ミスが頻発していました。

発注システムの導入により、全店舗で統一された画面から発注操作を行えるようになり、操作方法が標準化されました。発注ミスが大幅に減少し、本部でも全店舗の注文状況をリアルタイムで把握できるようになりました。納品スケジュールの調整や緊急発注の対応もシステム上で一元管理できるようになり、業務効率と顧客満足度の向上につながっています。食材の鮮度管理も厳格に行えるようになり、品質向上にも貢献しています。

ユースケース③：BtoB企業の取引先業務統合

製造業や卸売業などのBtoB企業では、取引先ごとに異なる発注フォーマットへの対応が業務の煩雑さを招いていました。担当者が取引先ごとの発注ルールを覚える必要があり、取引先が増えるにつれて業務負担が増大していました。Excelの異なるバージョンによる互換性の問題も頻発していました。

システム導入によって発注書の形式が統一され、運用ルールが標準化されました。再発注や過去の発注履歴検索もワンクリックで完結するようになり、担当者の作業効率が大幅に向上しました。取引先との情報共有もリアルタイム化され、納期調整や数量変更などの調整作業が効率化されました。月間の業務時間が削減され、空いた時間を戦略的な業務に振り向けることが可能になりました。

まとめ：今後の発注業務に求められるもの

複数店舗を運営する企業における発注業務の一元管理は、単なる業務改善にとどまらず、経営全体の最適化に大きく貢献します。発注プロセスの効率化は、コスト削減と顧客満足度向上の両面から企業競争力を高める重要な要素となっています。

DX推進による発注業務の改革では、担当者の作業時間削減や人的ミスの防止といった直接的な効果に加え、在庫コストの最適化や販売機会の創出などの間接的な効果も期待できます。顧客対応力の向上や迅速な納品体制の構築により、顧客満足度の向上にもつながります。

企業全体での戦略的な在庫・発注判断が可能になることで、経営資源の効率的な活用が実現します。発注業務は単なる事務処理ではなく、企業の競争力を左右する重要な経営プロセスです。業界の競争が激化する中、自社の発注業務体制を見直し、DX化による業務改革を検討することが、持続的な成長に向けた重要な一歩となるでしょう。