【多言語×プロジェクト別】経費精算システム提案事例｜紙運用からクラウド化へ
1. 課題背景
現状と悩み
- 従業員は約50名規模、うち多数が外国籍。
- 会計ソフト freee を使いながら、経費申請・承認は紙ベース。
- プロジェクトごとに オーナー／マネージャー／予算承認者 が割り当てられるものの、担当変更が頻繁。
紙運用による具体的な問題
| 課題 | 影響 |
|---|---|
| 承認フローが柔軟に変えられない | プロジェクト開始・担当交代のたびに紙を作り直し |
| 日英併記の手間 | 申請書の書式が煩雑、転記ミスが発生 |
| 外国税対応が困難 | 手計算・別シート管理で負荷大 |
| 月300件の申請量 | 経理・承認者ともに処理遅延 |
| freee 連携が手作業 | CSV 作成・インポートに余計な工数 |
2. 提案の概要
| 開発形態 | クラウドネイティブ（AWS または GCP） |
|---|---|
| ログイン基盤 | Google Workspace 認証 |
| 多言語対応 | 日本語・英語切り替え（言語ファイル方式） |
| 承認フロー | プロジェクト単位でドラッグ＆ドロップ設定 |
| freee 連携 | 承認完了後にワンクリック CSV エクスポート／API アップロード |
| 概算コスト | ※詳細はお問い合わせください |
| 想定スケジュール | 約3か月でMVPリリース |
ポイント
・まず MVP を短期構築し、運用しながら段階的に機能拡張
・申請→承認→会計連携までを 1 画面フロー で可視化して操作を最小化
3. 提案内容の詳細
3-1. 申請・承認フロー全体像
*ドラッグ＆ドロップ UI* で 役割と順番を随時変更 可能。承認者が変更になっても既存ワークフローを複製→微修正で即時適用。
3-2. ユーザー／プロジェクト管理
タグ権限：オーナー、マネージャー、予算承認者 などをロール化。人の入れ替えはプロジェクト側でメンバーを入れ替えるだけで権限が自動反映。
3-3. 主要画面イメージ
| 画面 | 概要 |
|---|---|
| ダッシュボード | 申請数・承認待ち・freee 連携状況をカード表示 |
| 申請フォーム | 金額・税区分・プロジェクト選択。領収書画像はモバイルアップロード |
| 承認キュー | 自分の承認待ち申請をステータス別にフィルタ |
| 管理画面 | ユーザー・プロジェクト・承認フロー・言語ファイルを集中管理 |
3-4. 技術スタック（抜粋）
| レイヤ | 技術 | 採用理由 |
|---|---|---|
| フロント | Next.js + i18next | SSR で高速表示、多言語切替が容易 |
| バックエンド | NestJS + Prisma | 型安全と開発速度を両立 |
| 認証 | Google OAuth | 社内アカウントと統合、運用コスト低減 |
| ストレージ | S3 互換 | 領収書画像を暗号化して保存 |
4. セキュリティ・運用
- 画像暗号化 & 署名付き URL で一時的にのみ表示
- IP 制限（社外アクセスは VPN 経由）
- 権限ごとの監査ログを自動取得し、CSV ダウンロード可能
まとめ
紙ベース運用では変化に追従できない 承認フロー と 多言語対応 を、クラウドシステム化＋Google 認証で 短期間・低コスト に解決する提案です。同様の課題を抱える企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
