語学学習サービス向けの教材・予約・顧客・販売管理システム

語学学習サービスでは教材更新や予約・決済・講師管理などの業務が分散し、手作業が多く対応漏れや管理負担が課題でした。本システムでは教材・予約・顧客・販売を一元管理し、受講までの流れを自動化。学習進捗や売上を即時可視化できる仕組みにより、運営効率と受講生の継続率を大きく向上させました。

導入前の状況と課題

教材登録や更新が煩雑で、講師・生徒双方の予約調整も手作業が中心。キャンセル規定や通知管理もバラバラで、対応漏れやトラブルが発生しやすい状況でした。学習状況や売上の分析も後追いで、運営や改善判断に時間がかかっていました。

属人化

一部の人に仕事が集中し、その人が休むと業務が止まってしまう。引き継ぎや教育に時間がかかり、会社の成長が遅れてしまいます。

紙・Excel依存

紙やExcelでの管理は、集計や情報共有に手間がかかり、ミスも起きやすい。欲しい情報がすぐ出せず、経営判断も遅れてしまいます。

分析不足

データはあるのに整理されておらず、「勘」や「経験」に頼った判断が増える。結果として、改善のタイミングを逃してしまいます。

解決のアプローチ（改善施策）

教材管理・予約・決済・受講を一つのシステムに統合。講師スケジュールと連動した予約機能や、キャンセル規定に基づく自動処理を導入しました。受講前後の通知や学習ログも自動化し、進捗や売上をダッシュボードでリアルタイムに把握できる仕組みを整備しました。

標準化

誰がやっても同じ結果になるよう、手順やルールを整理します。仕事の属人化を防ぎ、安心して人を増やせる土台を作ります。

自動化

入力や集計などの繰り返し作業をシステムに任せます。人の手間やミスを減らし、本来やるべき仕事に集中できます。

可視化

数字や状況をひと目で分かる形に整理します。今どこで止まっているかが分かり、経営判断や改善の行動が早くなります。

対象の業務領域

教材や動画をCMS形式で登録・更新できるように整備し、予約は講師のスケジュールと自動連動する仕組みに変更しました。顧客管理では生徒の学習レベルや履歴を一元化し、チケット制やポイント制による決済・販売管理もシステム上で完結。さらに学習進捗や売上をリアルタイムで可視化できるようにすることで、日々の運営と経営判断の両方を支える基盤を実現しました。

勤怠

出勤や退勤、シフトを一つの仕組みで管理。誰がいつ働いているかがすぐ分かり、残業の抑制や人員配置の工夫につながります。

CRM

お客様の情報ややり取りを一つにまとめます。担当が変わっても同じように対応でき、リピートや紹介につながる関係づくりがしやすくなります。

予約

予約状況を自動で調整し、二重予約や空き枠のムダをなくします。お客様にはリマインドもでき、キャンセルや来店忘れが減ります。

導入後の成果

予約から受講・決済・振替までの運営フローが自動化され、事務局や講師の負担を大幅に削減。生徒は学習進捗や教材をオンラインで確認でき、継続率が向上。売上や利用状況もリアルタイムで把握できるようになり、経営判断とサービス改善がスピーディーに行えるようになりました。