組合向けの入会・顧客・備品販売管理システム

これまで入会や備品の注文管理を紙やメールに頼っていたため、事務局の負担が大きく、会員への案内や情報共有も滞りがちでした。新しいシステムでは入会から決済・備品販売までをオンラインで一元化。会員専用ページでお知らせや明細書も確認でき、組合運営の効率と会員満足度を高めています。

導入前の状況と課題

紙の申込書やメール注文に依存していたため、入力や集計に時間がかかり、処理ミスや情報の行き違いも発生していました。会員数の増加に対して従来のやり方では限界があり、運営の効率化と会員への迅速な対応が課題となっていました。

紙やExcelでの管理は、集計や情報共有に手間がかかり、ミスも起きやすい。欲しい情報がすぐ出せず、経営判断も遅れてしまいます。

解決のアプローチ（改善施策）

会員管理・備品販売・情報発信を一つの仕組みに統合し、事務局の業務を標準化しました。入力や通知を自動化することで、担当者の負担を減らすとともに、会員はオンラインで必要な情報やサービスにすぐアクセスできるようになりました。

これまで紙や電話、Excelに頼っていた作業をオンライン化します。情報が一か所に集まり、探す・書き写すといったムダを減らして、現場も経営もスムーズになります。

対象の業務領域

入会申込から会員管理、医療品や備品の販売、請求・決済、さらに会員向けのお知らせや書類配布まで、組合運営に欠かせない日常業務をオンラインで一元管理。会員マイページを通じて、必要な情報や手続きをスムーズに行えるようになりました。

仕入れや注文の流れを整理し、発注忘れや二重発注を防ぎます。必要なものを必要なだけ仕入れられ、在庫やコストの無駄が減ります。

今ある在庫がどこにどれだけあるかをリアルタイムで把握。欠品や余りを防ぎ、資金繰りや倉庫スペースの効率化につながります。

お客様の情報ややり取りを一つにまとめます。担当が変わっても同じように対応でき、リピートや紹介につながる関係づくりがしやすくなります。

導入後の成果

これまで郵送や紙に頼っていた処理が大幅に削減され、事務局の作業時間は短縮。会員は24時間いつでもオンラインで入会や注文、明細確認ができるようになり、利便性が向上しました。結果として、運営の効率化と会員満足度の両立が実現しました。

導入前の状況と課題