中小企業のデジタル化は、紙や口頭が中心の段階からExcelなどのツールを使う段階へ進み、データを効率化して活用する段階を経て、事業のかたちを変える段階へ進むと整理されています。多くの会社は「Excelで一通り回る」段階でしばらく足踏みします。そこで限界を感じ始めると、次に決まって出てくるのが「どの業務をExcelでやめて、どの業務は残していいのか」という問いです。
この問いに、多くの記事は「向いていない業務はこれ」と種類の名前を並べて答えます。顧客管理、在庫管理、プロジェクト管理。ただ同じ在庫管理でも、Excelで十分な会社とすぐ手放すべき会社があります。名前だけでは自分の業務がどちらか判定できません。この記事では業務の名前ではなく「測るための物差し」を示します。自分の手で線を引けるようにすることが狙いです。
やめる業務とまだ使える業務は「名前」ではなく「物差し」で分ける
先に結論を言えば、やめる業務と残す業務は業務の種類の名前では決まりません。同じ「顧客リスト」でも、数人が時々見るだけならExcelで足りますし、営業十人が毎日同時に更新して数字を経営会議に上げているなら手放したほうがよいです。分かれ目は業務の名前ではなく、その業務の使われ方にあります。
脱Excelを扱う記事の多くは「向いていない業務」や「有効な業務」を種類で列挙します。膨大なデータを扱う業務、複数人で同時編集する業務、顧客管理や台帳管理。この分け方は入り口としては分かりやすいです。ただそこで止まると「うちの在庫管理はどっちなのか」という肝心の判断が残されたままになります。そこでこの記事では、まず手放す候補と残す候補のイメージをつかんだうえで、最後にどんな業務でも当てられる4つの物差しに落とし込みます。名前で覚えるのではなく物差しで測れるようにします。
手放す候補になりやすい業務
まずExcelから手放す候補になりやすい業務を挙げます。これは「必ずやめるべき」という意味ではなく、後述の物差しで測ると多くの場合に手放す側へ寄るという目安です。
大量のデータを蓄積し集計する業務
行数が増え続ける記録や履歴を、そのままExcelに積み上げている業務です。ファイルが重くなり、集計や検索に時間がかかり、動作も不安定になります。Excelはもともと大量データの蓄積を目的とした道具ではないため、量が主役になる業務ほど別の器が向きます。
複数人が同時に触る業務
同じファイルを複数人が更新する業務は、更新待ちや上書き事故が起きやすくなります。誰の変更が最新か分からなくなり、確認とやり直しが日常になります。同時に触る人数が増えるほどExcelの取り回しは苦しくなります。
権限を分けて見せたい業務
見せてよい情報と見せたくない情報が混在し、人によって見える範囲を変えたい業務です。Excelは行や列の単位で権限を細かく制御することが難しく、ファイルごと共有するしかありません。個人情報や取引条件を含む管理は、権限を前提にした仕組みのほうが安全です。
Excelに残してよい業務
一方で、無理に手放さなくてよい業務もあります。脱Excelは「Excel全廃」ではありません。入力の速さや自由さでExcelに勝てる場面は多く、そこを無理にシステム化すると、使いにくい仕組みを高い費用で作ることになります。
少人数で内容が都度変わる業務
決まった型がなく、その都度レイアウトや項目が変わる業務は、Excelの自由さが生きます。少人数で回していて、やり方を柔軟に変えたいなら、システムに固めるより手元で動かせるほうが速いです。変化に強いのはむしろExcelのほうです。
試算やたたき台づくりの業務
一時的な集計、見積もりの試算、企画のたたき台。使い捨てに近く、繰り返し性が低い作業はExcelで十分こと足ります。こうした業務までシステム化しようとすると、作る手間のほうが大きくなります。残す判断も脱Excelの立派な結論のひとつです。
線を引く4つの物差し 頻度・人数・ミスの影響・変化の多さ
ここまでの「手放す候補」「残す候補」はあくまで目安です。自分の業務に線を引くには、名前ではなく物差しが必要になります。どんな業務でも当てられる物差しは次の4つに絞れます。頻度、人数、ミスの影響、変化の多さです。
繰り返しは頻度と人数の掛け算で見る
1つめは、その業務がどれだけ繰り返されているかです。ここは頻度と人数の掛け算で見ます。ひとりが月に一度やる作業と十人が毎日やる作業とでは、同じ「集計」でも重みがまるで違います。繰り返しの総量が大きいほどシステム化で減らせる手間も大きく、投資が費用を上回りやすくなります。逆に繰り返しが少なければ、Excelのまま持っていても損は小さいです。
変化の多さがExcelの寿命を決める
2つめは、業務のやり方がどれだけ変わるかです。項目やルールが頻繁に変わる業務は、システムに固めると変更のたびに改修が必要になり、かえって身動きが取れなくなります。ここはExcelの自由さが勝ちます。反対にやり方が安定して長く変わらない業務は、システム化しても作り直しが起きにくいです。変化の多さは、その業務でExcelがあと何年使えるかを決める物差しになります。
ミスの影響で優先順位をつける
3つめは、その業務でミスが出たときにどこまで影響が及ぶかです。社内の手戻りで済むミスと、請求や在庫の数字に直結して取引先や決算に響くミスとでは、放置してよい度合いが違います。繰り返しが多く変化が少ない業務が複数あるなら、ミスの影響が大きいものから先に手放します。この物差しは「やめるかどうか」ではなく「どれから動くか」の順番を決めます。
2軸マップで迷う業務に線を引く
4つの物差しのうち、線引きの主役になるのは「繰り返し（頻度×人数）」と「変化の多さ」の2つです。この2つを縦横に取ると、業務を4つの区画に置けます。
繰り返しが多く変化が少ない業務は手放す側に寄ります。同じ処理を大勢が毎日繰り返し、やり方も安定しているなら、システム化の価値が費用を上回りやすくなります。ここにミスの影響が大きい業務があれば最優先です。反対に繰り返しが少なく変化が多い業務は残す側に寄ります。少人数で都度やり方が変わるなら、Excelの自由さがそのまま強みになります。
迷うのは、繰り返しも変化も多いグレーゾーンです。ここは全部を移そうとせず、変わりにくい土台の部分だけをシステムに預け、変わりやすい部分はExcelで動かす折衷案が現実的になります。入力はExcel、蓄積と管理はシステムという分担も、この区画で効きます。線は1本ではなく、業務ごとにこのマップの上で引きます。それが線引きの実際の中身です。
よくある質問（FAQ）
Excelをやめるべき業務はどう判断すればいいですか
業務の名前ではなく物差しで測ります。繰り返し（頻度×人数）が多く変化が少ない業務は手放す側に寄り、繰り返しが少なく変化が多い業務は残す側に寄ります。手放す候補が複数あるなら、ミスの影響が大きいものから順に動くのが安全です。
全部の業務をExcelからやめる必要はありますか
いいえ。少人数で内容が都度変わる業務や、試算・たたき台づくりのような繰り返しの少ない作業は、Excelのほうが速いことが多いです。全廃を目的にせず、業務ごとに残す・手放すを分けるのが現実的です。
残す業務と手放す業務はExcelを残したまま分けられる
線を引く物差しは共通でも、業務がマップのどこに乗るかと向く手段は会社ごとに変わります。繰り返しが少なく変化が多い業務はExcelに残し、繰り返しが多く変化が少ない業務だけを外付けに逃がせば足ります。
